Retrabalho, você sabe o que é isso? Se você sofre tendo que refazer alguma tarefa corporativa, então, esse texto é para você!
O problema do retrabalho é que você perde tempo fazendo pela segunda vez algo que poderia ter sido feito logo de primeira, e quando se perde tempo, é claro que se perde recursos também.
O retrabalho pode estar presente na sua rotina por inúmeros motivos, cabe à você identificá-los e encontrar formar de afastar os problemas do retrabalho da sua rotina.
Claro que eliminar o retrabalho da vida profissional, é uma tarefa quase impossível, entretanto, existem formas que farão com que você diminua a frequência com que comete o retrabalho.
Mas… O que causa o retrabalho?
Situações como falha comunicativa, prazos apertados, falta de planejamento e acompanhamento, são apenas as principais causas do retrabalho.
Vale lembrar que da mesma forma que a causa pode ser externa, pode também ser interna.
Isso quer dizer que se você é um profissional desorganizado, muito provavelmente sofrer com o problema do retrabalho. Afinal, a falta de organização não deixará com que por exemplo você encontre aquele relatório importante e com isso você precisa fazer outro.
Por que devo evitar ?
Se você é dono de empresa com certeza não quer perder tempo e muito menos recursos, não é mesmo? No mundo empresarial, tempo é dinheiro, e para conseguir manter as portas abertas, uma grande estratégia corporativa é a otimização.
Você já ouviu falar nela? É quando os funcionários da empresa conseguem fazer mais com menos.
É exatamente por isso que você deve evitar o retrabalho, não apenas para deixar de desperdiçar tempo e dinheiro, mas também para se desenvolver como profissional.
Afinal, problemas como o retrabalho podem afetar diretamente a sua autoestima e motivação no trabalho.
Quando um profissional nota que precisa refazer uma tarefa, muitas sensações tomam conta daquele momento. Ele pode sentir-se irritado, frustrado e até mesmo iniciar um processo de autocobrança por achar que não está sendo bom o suficiente para dar conta de tudo.
Pensa comigo, se diariamente você precisar refazer uma tarefa, concorda que outras tarefas irão atrasar? Pois é, e quando você se der conta, já estará perdido em uma verdadeira boa de neve.
E no final, todo esse retrabalho acaba impactando no ambiente corporativo e tornando-o um ambiente estressado e de muita pressão sob os colaboradores.
O retrabalho deve ser visto como uma exceção, acontecer apenas em casos que realmente é necessário. Por outro lado, se na sua empresa o retrabalho é uma regra, chegou então a hora de descobrir 65dicas para afastar o problema do retrabalho.
5 dicas para afastar o problema do retrabalho
O elevado número de vezes que você precisa refazer uma tarefa demonstra que sua gestão de processos é ineficiente. Buscar melhor diariamente é o que te levará a não sofrer mais com o retrabalho.
Veja abaixo 5 dicas para afastar o problema de retrabalho de uma vez por todas da sua rotina.
1. Otimização de processos
A sua equipe parece perdida quando o assunto é o tempo gasto para realizar cada tarefa?
Um time para performar bem e realizar suas tarefas com a melhor qualidade e assertividade PRECISA otimizar o seu tempo, saber fazer mais com menos.
Então, verifique se sua equipe está conseguindo administrar o tempo de maneira eficaz;
2. Elimine as falhas comunicativas
A sua equipe é formada por colaboradores que não ouvem uns aos outros? Então, você precisa tomar uma providência!
Ouvir os colegas de profissão é uma ótima ferramenta de evoluir e corrigir falhas, afinal, você já deve ter ouvido falar no ditado popular “a união faz a força”, não é?
Além de que quando ouvimos uns aos outros, conseguimos entender de forma clara o que está sendo pedido e entregar exatamente aquilo, sem cometer “achismos”, entende?
3. Você precisa de planejamento
Não importa com o que você trabalhe, você PRECISA de um planejamento. Uma equipe precisa saber o momento de falar e o momento de parar e ouvir.
A sua jornada profissional é escalável, isso quer dizer que você tem muito a evoluir, entretanto é necessário se planejar! E se não é possível prever o futuro, então se planeje a curto, médio e longo prazo.
Dessa forma você consegue ter clareza na hora de visualizar o próximo passo a ser dado.
4. Cada processo deve ter um responsável
Cada empresa tem processos internos diferentes. Qualquer processo é o resultado de uma série de etapas. Cada etapa é realizada por um funcionário específico e supervisionada por um gerente.
Definir claramente quais funcionários são responsáveis por essas atividades é fundamental para alcançar melhores resultados. Uma maneira de evitar o retrabalho é delegando responsabilidades com base nas funções dos funcionários. Isso evita a sobrecarga de alguns profissionais e ajuda outros a preencherem suas funções.
Quando as funções são distribuídas adequadamente, é mais fácil acompanhar sua execução e resultados. Além disso, ser atribuído a uma atividade específica ajuda os funcionários a entender melhor a tarefa.
Logo, os membros da equipe se tornam especialistas em suas funções, reduzindo bastante a chance de erros.
5. Tudo deve ter começo, meio e fim
Existem processos longos que exigem a atenção de várias pessoas e são divididos em diferentes atividades. Nessa configuração, é difícil ter uma visão única da atividade, o que afeta o entendimento.
Por isso é tão importante mapear e entender os processos como coisas que têm começo, meio e fim. O mapeamento de atividades também permite que os funcionários exercitem sua memória relacionada ao processo.
Se os funcionários deixarem a equipe amanhã, será relativamente fácil substituí-los sem perda de eficiência. Com esse tipo de cuidado, o retrabalho pode ser bastante reduzido.
E antes de te aprenstar a solução para o seu problema de retrabalho, veja só o que Alexandre Jacques, o criador do Pregão de Guerra, têm a dizer:
Pregão de guerra é o que você precisa para afastar o problema do retrabalho
Agora que você identificou as 6 dicas para afastar o problema do retrabalho, chegou a hora de revelar uma surpresa para você que irá mudar a cara do seu negócio!
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